Está claro que un emprendimiento es mejor planificar antes de actuar. Sin embargo, solemos estar desorganizados y resolver solo lo urgente sin pensar a largo plazo. En este artículo vamos a tratar de resolver este enigma y pensar estrategias para evitar que la improvisación se vuelva nuestro modus operandi.

 

La importancia de la planificación

 

La planificación implica pensar estratégicamente nuestras acciones para optimizar los recursos y alcanzar nuestras metas.

Consiste en hacernos las siguientes preguntas:

¿Cuál es el objetivo final?

¿Qué acciones podemos llevar a cabo para alcanzarlo?

¿En cuánto tiempo queremos lograrlo?

¿Cuándo vamos a implementar estas acciones?

¿Quiénes van a ser los responsables de realizarlas?

¿Qué recursos necesitamos?

¿Qué recursos poseemos?

¿Cómo vamos a evaluar si el objetivo se cumplió?

 

Mitos sobre la planificación

 

Mito 1: “Planificar me quita tiempo”

Muchas veces solemos decir que estamos demasiado ocupados para planificar, por lo que continuamos haciendo compulsivamente sin parar a reflexionar. La planificación nos permite justamente diagramar tareas utilizando el tiempo y los recursos de la manera más eficaz posible. De esta forma, un equipo organizado que planifica y evalúa el resultado de sus acciones va conseguir tener más tiempo disponible y potenciar sus acciones. Muchas veces dedicamos mucho tiempo a hacer acciones pero no nos detenemos a pensar ¿Esta funcionado esta estrategia? ¿Cuál es el objetivo de esta acción? ¿Esta actividad tiene coherencia con mi objetivo a largo plazo?

 

Mito 2: “Planificar me impide reaccionar rápido ante los imprevistos”

Planificar no se trata de seguir un esquema a rajatabla. Al planificar armamos una guía sobre lo que queremos hacer, nos planteamos objetivos y metas. Esta planificación debe ser flexible y se debe evaluar constantemente el resultado de las acciones para hacer las modificaciones pertinentes en el plan. Cuanto más completo sea el plan más fácil resultará reaccionar correctamente ante las situaciones que se presenten sin perder de vista el objetivo al que apuntamos.

 

Mito 3: “La mayoría de las situaciones dependen de factores externos lo que imposibilitan la planificación”

 

Es verdad que uno no puede prever todas las situaciones posibles, ya que, en la mayoría de los casos nuestras acciones están sujetas a cuestiones que no podemos controlar (entrega de productos, reacciones de nuestros clientes, situaciones personales etc.). De todas formas, una buena planificación  consiste en tener en cuenta estos posibles imprevistos externos y pensar respuestas posibles ante estos  inconvenientes. Por ejemplo, muchas empresas tienen protocolos de crisis en donde se elabora un procedimiento sobre cómo actuar ante una situación crítica inesperada estableciendo responsables, respuestas institucionales provisorias y otras herramientas para salir airosos del problema.

 

Algunas herramientas

 

Reuniones periódicas establecidas:

El primer paso para tener un proyecto planificado es dedicarle un momento específico a la planificación. Sugerimos que establezcas jornadas que se repitan en un periodo establecido de tiempo, para poder evaluar y repensar tus estrategias.

 

Actas o informes:

Es importante que dejes registrado todo lo que se planificó estableciendo todos los detalles posibles, como  tareas, responsables y plazos para realizarlas. Esa información debe llegar a todos los involucrados en la realización de las actividades.

 

Uso de calendarios:

Resulta muy útil el uso de calendarios o agendas para tener la información organizada de una manera visual y práctica. Existen herramientas online como Google calendar. Este programa permite compartir calendarios con compañeros de trabajo, establecer alarmas y cargar links, imágenes e información.

 

Armado de presupuestos:

En lo que refiere a la planificación de recursos es recomendable armar presupuestos para evaluar el costo de las acciones y  tener un listado de los materiales que necesitamos para cada actividad.

 

Si te interesa una planificación de la comunicación de tu emprendimiento contactate con nosotros.

 

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